高效会议的12大准备工作有哪些「会场准备工作有哪些」

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公司经常举行各种会议，小至各部门内的会议，大至董事长召开的全公司或全集团会议。

这些大小会议所形成的结论，对公司日后的营运都会有所影响，甚至是影响公司未来的整体发展。

可现实生活中，提起会议，却让很多人头大：

会议拖沓冗长，昏昏欲睡；

开了一天会，拿不到任何结果；

会议开着开着，就偏题了，不知道聊到哪里去了；

所谓的会议，就是一个人的演讲。。。。。。

如何让会议的进行有一个良好的运作，实在值得关注。

一、会议的重要性

会议之所以非常重要，其原因有以下几点：

1.会议能产生公司经营政策与方向的决定。

2.会议能集思广益，集合大家不同的看法与认知，形成最后的共识。

3.会议结束=行动开始。

4.会议也是团队分工、沟通及协调的最好方式。

二、高效会议的12大准备

现代管理之父彼得.德鲁克认为要开好会议，必须先从充分准备开始.

1.确认开会的目的与主题；

2.确认开会所必须产出的成果，避免跑题；

3.列出会议出席人员名单，不能出席者，是用远程会议模式，还是有代理人出席；

4.会议的日期、时间、地点及计划时长；

5.与会人员要准备什么书面报告或资料；

6.记录人员；

7.决策者；

8.会议所需器材设备调试；

9.书面报告或资料是否需要事先让大家先过目；

10.确定书面报告机密等级；

11.是否需要同时召开视频会议或电话会议；

12.会议结束后，后期跟进人员及跟进反馈方式。

三、成功主持会议的10项重点

一场会议是否能开好，会议主持人起着决定性作用。

只有会议主持人才能控制会议节奏，平衡各部门之间的“明争暗斗”，引导团队集体向前，朝着一个方向行进，所以，会议主持人的选择一定要慎重。

选择基本标准：

表达沟通能力强，熟悉公司部门结构及主要负责人，清晰公司的业务流程，控场能力强，逻辑思维清晰等。

同时，针对开会议的主持有以下几点建议：

1.不要有先入为主的观念，多倾听大家意见，客观思考，然后再做出结论。

2.明确会议的目的及产出成果。

3.争取让参会人员尽可能多地发表意见及参与讨论。

4.不能成为自己的演讲会，更不能成为某几个人的表演场，注重节奏的控制。

5.控制会议不偏离主题。

6.归纳大家意见，加上自己的独立看法，做出最明智的决策或决定，并获得大家的认同。

7.凝聚出席人员的团队合作力，拿到最圆满的方案。

8.会议结束后，会议记录人应该在当天内把记录做完，呈给负责人审批，之后再发送给所有与会人员直销。

9.记录人应记下下次会议再开时的待办事项及待办人员，作为追踪考核。

10.在商榷好的事项执行时效内，对所需执行事项进行及时提醒和跟进，协助项目负责人进行项目效果的确认。

会议少不了，高效的会议就必不可少了。

参会前：提前了解会议目的，参会者，会议流程，准时出席，做好相关的内容和建议。

与会中：仔细聆听大家的意见，公平公正，站在公司发展的角度上，阐述自己的个人见解，及时记录优秀伙伴的想法和观点。

会议后：确定自己的执行内容及完成期限，总结自己在会议中的收获内容，协助团队工作。

如果每个人都能清晰会议前中后要点，并努力做到，会议必然变得高效。

祝，成长。