办公室会前准备「办公室文秘会议准备」

互联网 2023-01-31 17:54:17

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“小李呀,通知大家下午3点开个会!”

这句话在职场中应该是再熟悉不过了。大家都有被领导抓差去做一些跑腿的时候,准备一项办公室会议,你以为只是发个消息通知大家,到时间点了按时参加那么简单吗?too young了吧!精英君今天就叫你,怎么从这么一件看似打酱油的事情上,把酱油打到carry全场。

1. 明确会议内容

接到领导的一手通知后,你就是会议召集人了,领导说让你安排个会议,千万不要回复“好的”,就草草结束了对话,马上追问会议内容,请领导明确:

a. 会议主题

b. 需要参会的同事

c. 需要准备的材料

d. 会议室的确定

请记住以上几个要明确的要点,要知道,如果等你需要确定时,又一次次给老板打电话询问,实在是显得你这位助手太不专业了。撇开你可能并不能随时联系上老板的情况,如果因为这点小事三番五次给老板打电话,那么你在上司心里的业务能力和职业水准绝对会大打折扣。

2. 发布会议通知

明确会议内容后,你应该心中有数会议大概需要的时长去预约相应的会议室,此外,在发布会议通告之前,先列好出席人员的名单,然后向需要参会的同事发会议通知,请需要汇报的同事做好准备工作。如果准备工作量比较大,而距离开会时间还远,可以先发一个关于准备参加会议的通知,在开会前,再发出开会通知。职场上通常采用的手段是书面邮件,邮件中明确会议的时间地点及议题。

如果出现会议的重要汇报人无法参加的情况,你需要第一时间通知领导,是否取消或是延后会议。当然一些只是建议出席的人如果不能参加,就没有那么重要了。

这里,无忧精英网特别提示,在做完官方的正式通知后,有经验的职场老鸟往往会给个顺水人情,私下告知某汇报人“老板对你的项目很重视,我提前给你打个招呼,好好表现哦!”这么做不仅给了同事小人情,还能同时保证会议质量,让整个会议能够高效得进行下去,最终也给会议召集人记上一功。

3. 准备资料与会议室

会议开始前,作为召集人你需要提前检查并调试好投影仪,尽早地将大家的ppt拷到会议室电脑里,并至少放映一遍,核实有没有乱码、动画能否播放等。这么做一是保证会议的高质量进行,以免在会议过程中再去调试而浪费了大家的时间,二来还能够对每个人的发言有一个初步对认识,方便进行会议记录,如果你还能对汇报者的ppt提一些意见,告诉他某几页的内容是老板关注的重点可多花一些时间重点汇报,他们会感谢你的。

作为会议室的预约人,你需要在会议结束后做好会议室的整理工作,确保关闭投影仪,清理好茶水垃圾,归还会议室钥匙等。

别小看了办公室会议准备这件事,职场中只有打酱油的人,没有打酱油的事。如果连一个小会都安排不好,领导如何指派你去安排更重要的事呢。

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