印刷企业信息化技术「管理体系有哪些」

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浅议印刷企业信息化管理体系的构建

《印刷业“十二五”时期发展规划》明确指出，加快推进技术创新的主要任务是“以信息化改造传统印刷业，促进印刷业现代化”。随着印刷业的数字化浪潮日益发展，绿色印刷的要求日益加强，以及印刷科技自动化、智能化程度的提高，信息化管理越来越成为印刷企业最迫切需求。“告别铅与火、走过光与电、进入数与网”是我国印刷产业发展和变革的一个完整脉络，数字化和网络化是印刷技术发展的又一次变革和突破。在这个时代，一个企业现代信息技术水平的高低，将成为企业竞争力强弱的重要标志，企业只有迅速掌握好信息化管理工具、利用好网络技术，按现代管理方法管理企业的物流、资金流、信息流，实现企业管理信息化、智能化，才能全面提升企业资源配置水平，提高企业核心竞争力，从而提高企业经济效益，使企业在市场竞争中立于不败之地。

企业管理信息化是当今大势所趋，国内外许多企业集团都纷纷争相上马，极力把这种先进的管理思想融入企业，并为其谋利。对于印刷企业来说，实施企业管理信息化，更是时代所需、企业发展所需，可以说，在不久的将来，没有企业信息化，就没有企业现代化，也就没有企业对市场的敏捷应变能力。目前，我国印刷企业应用信息化手段来管理企业的生产，对规模企业来说，应用较为普遍，但对一些中小企业来说，相对较为落后。构建信息化管理体系，借助信息化管理高科技手段对印刷企业特别是中小型印刷企业实施管理是印刷产业迈向现代化之路的当务之急。

一、印刷企业信息化发展的现状。

《印刷业“十二五”时期发展规划》指出：“十一五 ”期间，一些印刷企业使用ERP、MIS等信息管理系统加强印刷管理，提高了管理水平。但我国企业管理大部分还处在“手工”时代，信息化建设刚刚起步，系统建设并不完善。那么对于印刷行业来说，目前中小印刷企业应用信息化管理能达到多少？差距有多大？中国印刷及设备器材工业协会顾问许锦枫对此表示，协会在这方面没有做过相关统计，估算现在中小印刷企业应用信息技术开展研发、管理和生产控制的比例能达到10%以上，利用电子商务开展采购、销售等业务的比例能超过20%。另外，印刷企业应用信息网络用于社会业务的衔接非常不够，很多专业网站比较注重于马上能获利的材料销售和设备销售。具体到印刷企业，则印刷企业信息化管理存在的问题主要体现以下几个方面：

1、信息化硬件水平相对落后。据统计，目前我国10万多家印刷企业中，只有少数企业已经或正在实施ERP。另据《科印网》调查显示，截止2009年7月我国数字高端彩色数码印刷装机量仅达354台。又据《2008年中国印刷行业报告》显示，在10万家印刷企业中购置了CTP设备的仅有1400家。在400多万的从业人员中，印刷技术工人数所占比例更少得可怜。在印刷设备方面，很多企业目前的主要设备仍是国际上早已淘汰的01单色胶印机和05双色胶印机，更不要说数字化印刷设备的普及程度了。可见，印刷企业整体技术装备水平较低，专业技术人才匮乏，先进技术装备投入不足、更新速度慢，这在一定程度上反应了印刷企业信息化硬件水平的相对落后。

2、在经营和管理上仍未突破传统思路和做法，手工粗放型管理模式依然占据主导地位，致使企业在各个管理环节上存在诸多问题：① 业务部门：客户资料管理散而乱，跟单、查单难；报价繁琐、费时，客户容易流失；业务员流动大，新手上手难。②生产管理部门：各部门信息不对称，下单慢、排单难，无生产实施计划，生产情况不能实时了解。③ 生产车间：监控管理不力，产品质量控制难；统计资料不准，工人绩效考核难，工人意见大，生产积极性不高。④仓库部门：仓库材料数据不准确，统计难度大；送货不及时，进出仓库控制难，库存、盘点速度慢。⑤ 企业管理者：不能及时了解企业经营状态，决策难。以上问题的存在表明，这种在计划经济体制下建立起来的传统手工作坊式的生产管理手段，根本无法与市场经济下拥有先进技术和设备的印刷企业相适应，更无法适应激烈的市场竞争要求。

3、管理者对“信息化”概念的理解、认识程度，令人担忧。有部分管理者认为企业引进先进设备和电脑就算得上是企业信息化了；另外还有部分企业对“信息化”不以为然，认为信息化与自己无关，除了做账的一两台电脑，信息化方面的投入几乎为零，更谈不上对先进信息技术的认识和了解了。当然也有少数企业已经实施了ERP，但很多方面不规范，操作和管理主要是“人治”，没有健全的制度，各个部门各自为政，没有形成一个整体、系统，缺乏战略观、系统观；各种流程不清，数据残缺，不具备实施信息化管理的条件。

4、网络技术应用程度不高。信息产业、各种电子媒体爆发式增长，对印刷业既有冲击又有促进和推动作用。信息化对印刷行业的影响非常大，要走信息化印刷业发展的道路，运用现代技术及高新技术来改造传统工业，就能为印刷业注入新的内涵和新的生命力。从整体上看，国内网络技术应用程度还不高，国内对网络印刷的关注度远不及国外。作为一种新型的印刷方案，它的实现要以软件开发商的技术力量为依托，要想用先进的高新技术来改造印刷企业，它需要有一个过程，需要资金的支持，还要有一定的经济实力，这就需要各方面努力，比如获得政府支持、贷款支持、引进民间资本等。当然，这还跟经济实力、技术以及人的观念有直接关系。人的观念是一方面，经济实力也是一方面。没有经济实力，一切都无从谈起。

可见，印刷企业信息化发展较为落后。信息化发展的相对落后致使印刷企业经营管理滞后，特别是西部地区，大量印刷业务外流，印刷品出口也基本上是空白。走进“十二五”时期，建设新闻出版强国，推进文化产业大发展大繁荣，无疑是一个严峻的挑战。如果不加以探讨和改革，信息化将会制约印刷产业的进一步发展。因此，建立企业全面的信息管理系统是印刷企业进一步改革与发展的一项重要内容。

二、印刷企业信息化管理体系的构建。

信息化管理控制体系（简称信息化管控体系）是部门内部管理控制的核心框架，虽然不同的企业需要根据自身的特点构建适合自己的信息化管控体系，但从构成框架上来看，由于信息化管理工作具有一定的共性，在构建信息化管控体系时，一些通用的方法是可以参考的。

1、概念：企业信息化管理控制体系是应用管理控制的概念，结合IT治理的思想，研究在企业信息化建设周期中的规划、实施、运行和评估等不同的阶段，如何使企业信息系统建设与企业业务发展进行匹配，整合企业核心竞争力，实现企业信息化最大价值的体系。

2、指导思想：企业信息化管理控制体系的构建要把企业作为一个有机整体，从整体最优的角度出发，通过运用科学方法对企业各种制造资源和产、供、销、财各个环节进行有效地计划、组织和控制，使它们得以协调发展，并充分地发挥作用。

3、目标任务：研究信息化工作管理部门组织的管理模式和流程，建立企业信息化管理控制机制，包括信息化工作管理部门在企业中的战略定位，内部基于面向服务的管理流程，界定与其他相关部门的流程关系，建立信息化风险管理控制体系。

4、设施与手段：企业信息化是一个人机合一的系统，包括人、计算机网络硬件、系统平台、数据库平台、通用软件、应用软件、终端设备。

5、参与组织：涉及企业各管理层和各个部门，包括：高级经理层(决策层)、中间管理层(战略层)、基础业务层(战术层)。以及企业的生产、经营、设计、制造、管理等职能部门。

6、功能：进行信息的收集、传输、加工、存储、更新和维护。

7、个性化特征：同其他行业相比较，印刷业由于其特性不同，是一个先销售后生产的特殊体系，并且产品规格、内容完全不一致，因此其信息化管理体系中系统软件需要根据印刷业的特色来规划。

三、印刷企业成功构建信息化管理体系的保障。

1、领导重视，积极参与，坚定管理信息化的观念。

企业管理信息化不仅是个技术问题，更是一项向传统的落后管理模式挑战的管理革命，是对企业原有旧的经营方式、管理机制、组织形式、业务流程的大变革。要实施企业管理信息化，首先要解决的是企业员工的思想认识问题，特别是领导层对信息化建设的认识问题。企业一把手的高度重视、直接决策，对企业信息化的成功实施起着决定性的作用。例如公司组织形式的重组、管理方式的变革、业务流程的再造、部门职能及利益的再分配等等，势必要与一些习惯势力产生摩擦，如果没有领导坚定的支持，并身体力行，这些变革是很难推动的。同时，信息化在初始化阶段，要把许多基础数据录入电脑，并要随时应对运行中出现的各种问题，工作量是巨大的，过程是枯燥的，成绩却不是怎么明显，人们持观望的态度，用疑惑的眼光审视着每一个关系到自已的各个细节，这时领导的支持和鼓励显得尤为重要。所以，选择了信息化，就是选择了变革，各级领导应做好充分准备：（1）、首先应从思想上认识到信息化是一场“革命”，要做好与一切旧的管理恶习作“斗争”的准备；（2）、要加强对信息化知识的了解和学习，要从心灵深处认识到信息化是时代所需，是加强企业管理、适应社会发展所需，不能盲从，同时也应看到实施信息化的困难和阻力；（3）、直接参与关键环节和重大事项的讨论和计划制订工作，只是给予人力、物力的支持还远远不够，要身体力行，亲自决策；（4）、给予技术人员和实施人员以强大的支持，在他们遇到困难和挫折时，及时给予激励。所以，信息化的实施过程，实际上就是“一把手工程”，没有各级领导的支持，实施信息化只能是纸上谈兵。

2、全员参与，思想统一，增强全员信息化意识。

管理信息化是企业一项综合性的管理活动，几乎涉及企业所有业务领域，需要企业各层次人员共同参与才能明确现有的和潜在的信息需求，从而设计出科学、实用、符合企业战略发展要求的信息化方案；信息化的应用，使用得最多的是各流程和各终端的各个用户，用户对业务流程最熟悉，系统的使用效果直接与他们利益密切相关，他们提出的建议也最具有针对性，所以信息化建设不是一个部门或是几个少数人就能完成的，它需要全体员工的共同参与，员工的素质、应用水平、参与程度直接影响着系统运行的好坏。因此，在系统的实施过程中，必须做好职工的教育培训工作：（1）、有计划、分层次地对职工进行信息化管理理念、计算机应用、信息化管理系统等方面知识的教育培训工作，使职工逐步了解和熟悉信息化，明白信息化能给自己、给企业带来的实惠，使广大员工自觉参与信息化管理的实施；（2）、强化系统操作方法和操作技能的培训，规范操作人员的操作行为，将培训贯穿于系统运行全过程；（3）、有计划地组织各流程业务骨干到信息化管理优秀企业参观学习，取他人之长，补己之短。

3、建章建制，完善基础，夯实信息化管理的坚实基础。

信息化的基础是标准化和规范化，基础管理工作完备与否是信息化管理能否可靠运行的基石，基础工作没做好，将极大地影响信息化运行，而为此付出的代价也是巨大和惨重的。因为信息化的实施，简单地说就是利用计算机网络处理系统，将一张张单据、一个个信息输入电脑，用人脑来控制电脑，用电脑来控制流程，在这个过程中，要实现物流、资金流、信息流、流程控制、客户关系、供应链衔接等环节的科学管理，就必须夯实企业基础管理，做到数据标准化、流程规范化，否则，计算机将拒绝执行操作指令。因此，在决定信息化之时，应完善各项基础管理：（1）、构建相对稳定的组织架构。因为组织架构是纲，其余模块是目，“纲举目张”，纲变目必变，稳定的组织架构能确保系统的相对稳定。（2）、建立、健全各项适应信息化管理要求的规章制度，实行标准的定额、计量、统计、物料及产品编码、名称的规范统一。因为一样货物的名称、一种产品的规格型号或许只是一字之差，在手工处理条件下并不产生什么问题，但一旦进入系统，要不就是被拒绝，要不就是录入后给今后工作带来一系列的麻烦。因此标准化和规范化，是信息化管理的基础的基础。（3）、建立票据即日录入制度，做到业务日清日毕，日事日高，以保证数据录入的及时性。（4）、建立严密的内部审核制度，以保证初始数据录入的规范性和准确性，减少数据录入的差错率，因为输入的是垃圾，输出的也必定是垃圾，这样不但不会给管理带来效益，同时还会误导企业的经营决策，给企业带来难以估量的损失。（5）、健全科学的分工和各流程相互牵制的内部控制制度，以保证整个系统的规范透明运行。

4、统一规划、分步实施，稳步扎实地推进管理信息化。

管理信息化不只是在企业内建设一个局域网，通过计算机网络可以在电脑上查查资料、看看文件等，这些只是最基础、最简单的电脑应用，根本谈不上是什么管理，充其量只是手工劳动在电脑上的翻版，这并不是管理信息化的目的和本质。管理信息化的目的是要把企业的管理思想融入到系统中，使企业完全掌控企业的人、财、物情况，实现物畅其流、财尽其利、人尽其用，所以信息化管理是一项系统工程，是一个企业高层高度关注的投资项目，不能急于求成，也不可能一蹴而就，它需要整体规划、分步实施，制订切实可行的信息化实施方案，并找准信息化实施的突破口，一步一步扎实地向前推进。

在实施信息化之前，企业首先应清楚实施信息化管理的整体思路，把握住信息化系统的管理思想，摸清企业现有管理模式下企业管理的瓶颈和存在的问题，明确今后企业管理转变的方向，并对预期的新的管理体系要有清晰的认识。在把握企业信息化整体思路之后，就可以按照效益与实务互利、先局部后整体的原则，结合企业实际，走勤俭信息化之路。具体可分以下几步走：第一步，建立以财务为核心的财务信息化管理系统，把财务管理信息化作为公司信息化管理的切入点，一步一步地引导和推动其他管理环节逐步实现管理信息化。之所以把财务作为信息化的突破口，主要是因为财务是全公司的数据中心，公司生产经营情况最后各部门都需归集到财务；先中心，后局部，有利于信息化建设的推进，不会因为一个分支系统的失败而影响整个系统的推进和运行。只要第一步走好了，以后各步就有经验和信心了。第二步，建立以存货管理为中心的供、销、存供应链管理系统，实现供应链的信息化管理。第三步，建立以生产控制为核心的生产、成本管理系统。第四步，建立以工艺技术为中心的科研开发系统。第五步，建立电子商务网络系统，实现企业内、外部信息资源的共享，全面实现企业管理信息化。

5、选好信息化系统软件，找准系统实施咨询队伍。

现行市场流行的软件很多，关键是要找准适合本企业管理发展需要的软件。印刷企业运行得比较好的软件有：中国印钞造币总公司Oracle（甲骨文公司）的ERP系统、天津东洋油墨公司与天津金蝶的合作、中山国华礼品包装实施的SAP ERP项目等到。软件选择适当，不但可以节约大量资金，而且可以防止以后的各种后遗症；同时软件的选择还要注意国家有关法律法规的规定以及各业务部门的专业需求。所以软件的选择一定要慎重，要经过仔细的斟酌和考虑，它是信息化实施过程中的重中之重，许多企业信息化不成功，就是在软件的选择上走了许多弯路。软件选好后，另一个因素也不能忽视，那就是软件实施的技术咨询服务队伍。因为一个具有极强能力的技术咨询服务队伍，哪怕是实施一个并不怎么好的软件，他们也能运用自己的知识和能力，让这个软件发挥到极致，并产生巨大的管理能量。所以，系统软件和技术服务队伍的选择都不能有半点马虎，否则会事倍功半，甚至会劳民伤财，无功而返。

6、开发人才，注重培养，为管理信息化建设培养大批复合型人才。

人才是企业管理信息化成功的关键，信息化方案的引进和启动只是信息化项目的开始，实施应用过程才是信息化系统运用能否成功的关键。外部软件咨询顾问是必需的，也是不可少的，但其不可能长期留在一个企业，随时解决系统运行中出现的各种大大小小、鸡毛蒜皮的问题，所以企业只有挖掘和培养自己的人才，消化并落实执行方案，才是企业信息化系统长期有效运行的保证。因此企业必须得培养大批属于自己的复合型人才，依靠别人是维持不了多长时间的，而且培养内部人才，不但成本低，人员使用无磨合期，而且还有利于企业内部形成岗位成才的良好风气，有利于调动职工积极性，增强企业的凝聚力。因此，挖掘和培养企业内部人才，是企业信息化正常运转的有力保证。

实施资源计划管理(ERP)、供应链管理(SCM)、客户关系管理(CRM)以及物流配送信息化；开展生产装备数字化改造，实现生产过程自动化和智能化，提高产品质量和效益。这是“十二五”时期印刷企业成长的预期目标之一，建设新闻出版强国，推进文化产业大发展大繁荣，促进信息化应用水平显著提高时不我待。