快递管理规定「快递收费标准」

互联网 2023-01-31 17:46:36

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第一章 总 则

第一条 为规范公司收发快递办公秩序、明确费用报销流程,有效控制快递成本,避免快递资料的丢失、损坏及其他不必要的损失,依据公司《保密管理规定》、《企业档案管理暂行规定》、《合同管理暂行规定》等有关规定,结合公司实际特制定本规范。

第二条 本规范适用于公司及所属分支机构(含子公司及控股公司)收发快递管理。

第三条 快递物品是指公司及员工因工作需要,接收和寄送的快递物品,包括信件、文件、票据资料。

第二章 管理职责

第四条 综合管理部是公司快递物品收发的主管部门,其主要职责:

(一)负责档案、保密等行政职能事项的管理制度的拟制与修订;

(二)统筹公司快递的收发管理,并建立相应的收发文、合同邮寄的登记账管理;

(三)规范快递邮寄标准与流程,协调科技信息部做好快递收发流程规范;

(四)负责快递业务合作公司的筛选、确认、签约,并按规定报批;

(五)对邮寄快件的安全、品名、数量进行复核验收;

(六)做好快递费报销结算工作。

(七)完成公司赋予的其他事项。

第五条 事业部门职责:

(一)严格按照快递邮寄标准和流程办理、交付快递;

(二)及时将快递申请抄送财务职能部门,切实执行内控管理制度。

第三章 邮寄管理

第六条 快递邮寄管控原则

(一)一般邮件原则上不得批准快递闪送,情况紧急时,一般采取到付;寄付的,一事一报一批;

(二)普通邮件优先选择方便投收、速度快、价格低的快递公司;

(三)特殊邮件(涉及邮寄法院、检察院、公安部门)的文件、资料,原则上选择EMS快递。

(四)证件资料,原则上选择EMS快递。

(五)寄件人应核对收件人姓名、手机号。

第七条 快递手机下单填制要求

(一)寄件人信息:姓名、手机号,寄件人联系地址。

(二)收件人信息:姓名、手机号,收件人地址。

(三)文件名称(备注)栏内填制要求:

①合同,需要填写合同及份数。

②文件,需要填写文件种类及总份数。

③发票,需注名专票(普票)及份数,必要时还需注明联号。

④身份证及其他证书的,必须据实填写清晰。

⑤其他资料的,可按中国邮政管理有关规定填制清楚。

第八条 公司快递统一由综合管理部收、发,并在前台进行登记备案、数质量进行复核验收。

收发快递复核、备案登记工作应在前台摄像头监控范围内操作。

第九条 快递邮寄钉钉审批流程

交办人→【选择快递邮寄业务:品名、数质量、收件人姓名、手机号、地址】→快递方式、支付方式→审批人【闪送寄付需报总裁级审批,或批】→审验人→封装→寄件人→抄送相关人员

第十条 商务合同、发票邮寄审验管理

商务合同、发票等涉及财务重要文件资料的快递,由对接人员负责装封(建议在前台指定位置前装好),并填制《快递件急送申请表》,并交由综合管理部承办人审验。

第十一条 邮寄物品包装要求

(一)邮寄发票、文件、合同时应注意防水,发票应有发票专用袋或专用信封。

(二)必要时应将邮寄装运物品影像留存一并发送给客户。

(三)邮寄身份证时应备邮寄时备注,必要时添加保护层。

(四)邮寄毕业证书等其他证书时,应有防水保护措施。

第十二条 物流单号备案报送要求

(一)寄件人应将寄件流水号抄送寄件批准人;

(二)寄件流水单号应报送收件人。

(三)重要物品应将装件影像资料同步发送给寄件批准人、收件人。

第四章 签收管理

第十一条 签收管理

(一)来自外单位(含政府、企事业各相关部门、公司等)特快专递物品等,统一在前台负责办理签收手续,其他部门或个人不得擅自签收、拆封或滞留在自己手中;

(二)其他人员签收、代收的快递,应交回前台按有关规定办理登记、签转接收人。

(三)需要委托代领时,必须经接收人电话或短信、微信同意,切记要事前询问接收人有关物品的内容,征求意见是否需要现场验收,有损坏便于及时拒收。

第十二条 签收快递备案登记后,应及时通过钉钉流程签转接收人。

第十三条 快递签收应保持在监控范围内,确保签收物品齐全并进行登记。

第十四条 快递签收钉钉流程

接收人→【选择快递邮寄业务】→快递单号(快递公司 单号)、签收验收备案内容(名称、数量等)→审验人→交办人及交办人所在部门领导→档案管理人员→抄送相关人员。

第五章 报销管理

第十五条 未与快递公司签约的邮寄快递费实行定期报销结算,签约月结的按签约协议由综合管理部指定专人统一办理。

第十六条 定期结算报销的快递费用,应提交发票和流程单据统计表。

原则上快递费用报销每月结算报销一次。

第十七条 报销结算费用审批权限按照《资金支出审批管理暂行办法》有关规定标准执行。

第十八条 快递费会计核算原则

(一)属于成本支出的,列入成本相关明细科目中;

(二)属于销售支出的,列入销售费用相关明细科目;

(三)属于管理支出的,列入管理费用相关明细科目;

(四)属于项目开支范围的,列入项目核算相关科目。

第六章 附 则

第十九条 本规范由综合管理部负责修订和完善。

第二十条 本规范自2022年3月1日开始执行。

附件

1、快递件急送申请表

2、快递寄件登记录

3、快件签收登记表